Papierlose Ratsversammlung

Mit Beginn der nächsten Wahlperiode 2018 werden alle Sitzungsunterlagen grundsätzlich digital über das Ratsinformationssystem bereitgestellt.

Die Verwaltung wird daher gebeten, die Einführung der papierlosen Ratsversammlung ab der Kommunalwahlperiode 2018 bis 2023 vorzubereiten. Dabei sollen folgende Aspekte berücksichtig werden:

  • Welche Ausnahmen müssen beachtet werden, z.B. für die Bereitstellung großer Karten zu Vorlagen des Bauausschusses?
  • Bestmögliche Unterstützung aller Ehrenamtlichen (auch der bürgerlichen Mitglieder) bei der Wahrnehmung ihrer Mandate. Dazu gehören bspw. Schulungsangebote für den Umgang mit dem Ratsinformationssystem sowie mit Tablets. Berücksichtigung finden müssen auch mögliche Ausnahmeregelungen (z.B. für Menschen mit Behinderung).
  • Vermeiden finanzieller Hürden zur Aufnahme eines Mandates;
  • Kontinuierlicher Ausbau der Nutzungsfreundlichkeit des Ratsinformationssystems.

Die papierlose Ratsversammlung beinhaltet perspektivisch auch einen Umstieg der Fraktionsbüros und derjenigen Stellen in der Stadtverwaltung, die die Einladung bisher in Papierform erhalten.

In Folge des Beschlusses der Ratsversammlung „Bearbeitung von Unterlagen auf digitaler Basis“ (Drs. 0522/2012) hat die Stadtverwaltung verschiedene Anstrengungen erfolgreich unternommen, um den Papierverbrauch der Ratsversammlung und ihrer Ausschüsse zu verringern und die Möglichkeit einzurichten, moderne Technik in den Sitzungsräumen zu nutzen. Viele Kommunen sind auf dem Weg zur papierlosen Arbeit jedoch schon weiter vorangekommen.

Daher ist jetzt der nächste Schritt zu gehen, um in der Ratsversammlung auf Papier zu verzichten. Obwohl je nach gewähltem Modell zunächst Investitionen getätigt werden müssen, wird der Umstieg langfristig zu Einsparungen wegen reduzierter Papier- und Druckkosten führen: Durch eine ansteigende Nutzung des Ratsinformationssystems kann auf umfangreichen und kostenintensiven Druck (und Boten- bzw. Postversand) von Sitzungs- und anderen Unterlagen verzichtet werden. Das ermöglicht nicht nur einen beschleunigten Informationsaustausch und schnellere Entscheidungen, sondern führt zu erheblichen Kostenersparnissen (s. erste Schätzungen laut GM 0737/2013 „Bearbeitung von Unterlagen auf digitaler Basis“).

Der Antrag unterstützt daher das Strategische Ziel „Klimaschutzstadt“ und mit den erwartbar geringeren Kosten (Haushaltskonsolidierung), der Digitalisierung der Arbeit der Selbstverwaltung (Verwaltungsmodernisierung) sowie der besseren Teilhabe von Menschen mit Behinderung an der Kieler Kommunalpolitik (Inklusion) werden auch Querschnittsziele der Landeshauptstadt Kiel verfolgt.

Unter Berücksichtigung der Erfahrungen aus anderen Städten sowie der bereits papierlos arbeitenden Mitglieder der Kieler Ratsversammlung soll die Verwaltung Aspekte berücksichtigen, die in Gesprächsrunden von Verwaltung und Selbstverwaltung zu diesem Thema bereits geäußert wurden:

Es sollte Ausnahmen von der geplanten Umstellung geben, wenn einzelne Dokumente in Sitzungsunterlagen nicht einfach digitalisierbar sind bzw. auf einem Tablet nicht gut darstellbar sind – als Beispiel sind Karten zu Vorlagen des Bauausschusses genannt.
Die Umstellung erfordert eine besondere Unterstützung der Ehrenamtlichen, damit sie sich ohne Probleme in die neue Arbeitsweise einfinden können. Die digitale Arbeit mit Sitzungsunterlagen ist generell ein wichtiger Schritt, damit auch Menschen mit einer Behinderung besser an Kommunalpolitik teilhaben können (z.B. durch Vorleseprogramme). Nichtsdestotrotz kann aber im Einzelfall eine Arbeit mit Papierunterlagen besser gelingen, solche Ausnahmen müssen weiter möglich sein.
Die Umstellung soll nicht dazu führen, dass man sich für das kommunalpolitische Ehrenamt extra ein relativ teures Gerät (z.B. Tablet oder Laptop) kaufen muss. Dies wäre eine finanzielle Hürde zur Aufnahme eines Mandates. Daher soll auf Grundlage der Erfahrungen anderer Städte eine Lösung gefunden werden, die benutzerfreundlich, praktikabel und günstig ist.
Diese Lösung muss auch die unterschiedlichen Formen der kommunalpolitisch ehrenamtlichen Tätigkeit als Ratsmitglieder, bürgerliche Mitglieder in Ausschüssen oder stellvertretende bürgerliche Mitglieder in Ausschüssen berücksichtigen.
Das Ratsinformationssystem soll kontinuierlich weiterentwickelt werden, sodass die Arbeit mit dem System auch noch effizienter wird.

Ratsfrau Gesa Langfeldt
Ratsherr Benjamin Raschke
SPD-Ratsfraktion

Ratsherr Stefan Kruber
CDU-Ratsfraktion

Ratsherr Dirk Scheelje
Ratsfraktion Bündnis90/Die Grünen

Ratsherr Marcel Schmidt
SSW-Ratsfraktion

Ratsfrau Christina Musculus-Stahnke
FDP-Ratsfraktion

Ratsherr Heinz Wieser
Ratsfraktion Die Linke